Um eine größere Anzahl an Teilnehmern den Besuch von Online-Veranstaltungen zu ermöglichen sowie die direkte Interaktion zwischen den Vortragenden und den Teilnehmenden der Vortragsreihe zu ermöglichen, wird die virtuelle Teilnahme situativ auch über den Videokonferenzdienst Zoom angeboten.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“ als Alternative zu PeerTube in den Fällen, in denen die Teilnehmeranzahl die technische Durchführbarkeit über PeerTube beeinträchtigt und die direkte Interaktion zwischen den Vortragenden und den Teilnehmenden der Vortragsreihe von Bedeutung ist. Hierdurch soll ein gleichbleibendes und interaktives Teilnehmererlebnis, auch bei einer großen Teilnehmeranzahl gewährleistet werden. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Veranstaltungen steht, ist die documenta und Museum Fridericianum gGmbH. Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen und welchen Gegenstand die konkrete Teilnahme hat.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
– Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung/Position (optional)
– Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
– Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
– Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Ruf-nummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
– Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen oder Pseudonym machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um Online-Veranstaltungen durchzuführen. Bitte beachten Sie, dass wir die Online-Veranstaltungen aufzeichnen, veröffentlichen und dem documenta archiv zuführen. Sofern Sie nicht wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme für jedermann einsehbar sind, empfehlen wir, dass sie Ihren Benutzernamen pseudonymisieren und nicht im Chat oder über Video und Ton im Rahmen der Veranstaltung interagieren.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Die Funktion „Aufmerksamkeitstracking“ ist bei unseren Zoom-Nutzungen als Host standardmäßig deaktiviert, sodass eine entsprechende Datenverarbeitung unsererseits unterbunden ist.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlagen für die Teilnahme an Online-Veranstaltungen können Sie unter Punkt 4 dieser Datenschutzinformation entnehmen.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist. Darüber hinaus werden die Aufzeichnungen im Internet einem unbeschränkten Empfängerkreis offengelegt und im documenta archiv, für interessierte Dritte einsehbar, archiviert. Daten, die im Rahmen der technischen Bereitstellung der Online-Veranstaltung verarbeitet werden (Metadaten) werden nicht veröffentlicht.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Auf die weitere Datenverarbeitung durch Zoom haben wir keinen Einfluss. Informationen hierzu finden Sie unter: https://zoom.us/docs/en-us/privacy-and-security.html
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Wir weisen Sie darauf hin, dass sich im Rahmen der Dokumentation der Online-Veranstaltung auch archivwürdige Daten ergeben können, die in den Bestand des documenta archivs übergehen. Sollten Archivalien personenbezogene Daten von Ihnen enthalten verarbeiten wir diese Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 7, 8 und 11 HArchivG. Die in diesem Zusammenhang möglicherweise verarbeiteten besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir auf Grundlage von § 25 HDSIG